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重要但不紧急的事情就写邮件

三年前有一次我在横店,跟客户在微信上用语音消息反馈一个项目的建议,发了5条以上的语音。他打字给我回复了一句说:最好用打字,有时候打字你就发现自己的思路更清晰,表达也会更清晰。

除非对方是恋人或好朋友,其实我是知道发语音消息或无缘无故地给对方打电话对于信息的接收方来说是很讨厌的事情,但很多时候我们还是忍不住那么做。简单思考了一下原因,其实无非就是自己静不下心来,或者说想偷懒用最不费力的方式把信息输出给对方。但是自己是省力了,对方接受或理解消息的难度却增大了。

作为公司的业务代表,每星期都会有陌生的客户来联系我。有趣的一点是:几乎所有中国以外的客户在初次联系的时候都会通过邮件将自己的需求和问题描述清楚。这对我来说也可以更高效地判断我们公司的能力是不是与这个需求匹配以及我能够怎么快速帮助到他。而中国内地的客户大部分都是直接电话,像电话面试一样,需要临时考验接电话的人对产品和业务的熟练能力。

其实我想表达:在非紧急情况下,写邮件才是最高效的沟通方式。面对面或电话需要用10句话讲清楚的事,如果写邮件可能5句话就讲清楚了。写邮件对发送者来说是比较耗费脑力的,因为他需要思考如何用最简洁和清晰的语言来全面地表达出想要表达的内容。但是对于接收者理解信息起来是极为方便的。

值得一提的是,人们可以在方便的时候处理邮件,这时候的注意力是最集中的。当我们打电话给对方时,对方不一定是处于接收信息最佳的时刻,因此讲的话也很容易被忽略或忘记。况且电话无法保存。

相比起即时消息(微信、WhatsApp等),邮件显得更为正式。因为人们习惯了将一件事分多条即时消息发送,所以在即时通讯软件上,人们在习惯上也很少会有逻辑和严谨地去处理一件事。

写邮件是件费力但高效的事。

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